Meetingruimtes verhuren

3 waardevolle tips om je reservaties te boosten

Je bent eigenaar van een prachtige eventlocatie, je hebt een breed portfolio aan vergaderruimtes om te verhuren, of misschien zijn er simpelweg een aantal lege meeting rooms die je wil benutten. Hoe begin je daar eigenlijk aan? Makkelijk, toch? Een website, een online formulier, een social media account en een ‘go-getter attitude’… daar kom je toch al een flink eind mee. Of niet? 

Toon wat je hebt

Laten we eerlijk zijn, in deze digitale tijd verwachten we allemaal een vlotte online ervaring. Het is frustrerend om geconfronteerd te worden met moeizame reserveringsprocessen en een website waar niet alle informatie direct te vinden is. Klanten raken hierdoor teleurgesteld en haken af. 

Wat willen jouw lezers zeker vinden:

  • Professionele en mooie foto’s van jouw locatie

  • Up-to-date beschikbaarheden van de meeting ruimtes die je verhuurt

  • Extra opties zoals catering, zaalindeling

  • Prijs en betalings-en facturatie mogelijkheden

Welke informatie hebben klanten nodig wanneer ze een meetingroom willen boeken?

Voor jou als venue eigenaar, of zelfs als ‘de kleine man’ met de vrije vergaderruimte, is het dus belangrijk om een dijk van een website neer te zetten en een vlekkeloze overgang van informatie, naar reservatie, naar facturatie aan te bieden. Zeker als je wil opboksen tegen de Bookings en Deskbookers van deze wereld. 

Met enkele doordachte en mooi uitgewerkte webpagina's, die het uithangbord vormen van jouw accommodatie, kom je al heel ver. Vul aan met een slimme boekingsmodule, real-time beschikbaarheden, vlotte prijsaanvragen en een uitmuntende betalingsflow, en bespaar tijd door een gebruiksvriendelijk en efficiënt proces.

Hey wereld, ik ben het!

Jouw website en boekingsplatform staan er. Maar nu moet het brede publiek nog weten wie je bent en wat je doet. Ik hoor je al denken: “Snel een Facebook en Instagram account aanmaken en wat foto’s erop zetten… en klaar met reclame maken.”

Was het maar zo simpel. Uiteraard is een consistente sociale media aanwezigheid een must. Zeker als je jouw venue of vergaderruimtes van hun beste kant wil laten zien. Maar in een reeds verzadigd online landschap wordt het steeds moeilijker om jezelf te tonen bij potentiële klanten. 

Begin bijvoorbeeld bij het aanleggen van een prospectie database en bepaal wie voor jou de ideale klanten zijn in functie van wat je aanbiedt:

  • Grote of kleine groepen? 

  • Bied je catering en multimedia aan? 

  • Heb je plaats voor overnachtingen? 

Je kan vervolgens op professionele platformen zoals LinkedIn zeer gericht zoeken naar profielen die zich bezighouden met het zoeken van venues en meetingrooms.

Denk aan HR-verantwoordelijken, event managers of directie medewerkers die je online persoonlijk kan aanschrijven om extra aapjes uit je mouw te toveren. 

Kleine onderneming of grote speler in de evenementensector?

Met Flowspace haal je alles uit jouw evenement locatie. 

Ontdek onze formules
Thumb

Schreeuw het van de digitale daken

Maar zoals je kan verwachten, de echte digitale efforts gaan vaak gepaard met een minimum aan budget. Adverteren kost nu eenmaal geld. Het vraagt tevens een zekere kennis van online advertising en zoekmachines, die essentieel is om resultaten te boeken. Dus vraag jezelf op voorhand goed af of je hier zelf mee wil beginnen.

Wil je op eigen houtje de strijd aangaan met de big boys, dan zal je naast de prospectie database slim moeten targeten: 

  • Zet in op advertenties op zoekmachines en social media

  • Retarget gebruikers die op bepaalde pagina's zijn geweest, maar nog niet overgingen tot een reservatie. 

  • Analyseer hun interacties op je website met tools zoals Google Analytics. 

Zo kan je te weten komen waar en wanneer je potentiële klanten verliest. Stel je de vraag: “Wat hebben de mensen nodig van mij om tot een prijsaanvraag of reservering over te gaan?". Deins er dus zeker niet van terug om te experimenteren met kleine campagnes en promoties. 

Thumb

Conclusie

Wil je dat reservaties van jouw vergaderruimtes, accommodatie of venue door het spreekwoordelijke plafond vliegen? Start met het bouwen van een geautomatiseerde boekingswebsite en boost vervolgens je omnichannel aanwezigheid met een goede dosis toewijding… en eventueel een advertentiebudget. 

Beschouw je website, boekingsplatform en sociale media als handige extensies van jezelf die jouw leven en dat van je klanten aanzienlijk makkelijker zullen maken. En op termijn zal deze heilige drievuldigheid de hoeveelheid aanvragen zeker boosten. 

Weet wel één ding: customer nurturing en klantvriendelijkheid kan je niet kopen. Dat doe je zelf. Behoud korte en vriendelijke communicatielijnen en tracht niet te vervallen in oude gewoontes van invulformulieren en honderden e-mails en telefoontjes.

Benieuwd hoe wij jouw efficiëntie kunnen boosten?

Ontdek onze formules