Hoe zelfsturende teams onze werking naar het volgende niveau brachten

Bij Digiti werkten we bijna tien jaar lang als één team aan verschillende projecten. Toen we begin 2015 de kaap van 25 teamleden overschreden, beseften we dat het anders en vooral beter kon. Daarom gingen we op zoek naar een nieuwe manier om de interne samenwerking, efficiëntie en doorlooptijd van projecten te verbeteren.

Waarom we voor zelfsturende teams kozen

Ieder jaar opnieuw gaan enkele teamleden in januari op afzondering, samen met een professionele strategiecoach. Daar bepalen we de strategie voor het nieuwe jaar, kiezen we de personen die deze strategie dragen en maken we alle strategieën meetbaar.

Tijdens de strategieweek van 2015 ontdekten we dat we te kampen hadden met enkele typische groeiproblemen. De doorlooptijd van projecten was soms iets te lang, teamleden waren niet helemaal op de hoogte van elkaars werk en taken lagen te vaak bij één persoon. Dus beslisten we om ons grote team op te splitsen in verschillende kleinere teams.

Zelfsturende teams in de praktijk

Toen we een jaar geleden de zelfsturende teams tot leven riepen, was er één belangrijke voorwaarde: Ieder team moest met gemak een gemiddeld Digiti-project van begin tot einde kunnen afwerken. We stelden verschillende teams op die bestaan uit een project manager, meerdere designers en meerdere developers.

zelfsturende-teams-uitleg

Daarnaast ontstond er één specifiek team, dat zich voornamelijk buigt over marketing en interne sales. Teams bepalen nu zelf hun vakantieregeling, weten heel goed wie hun klanten zijn en kunnen elkaar opvangen bij ziekte of afwezigheid. Daarnaast zijn er al verschillende initiatieven gestart om de interne kennisdeling (tussen de teams) te behouden. Zo is er onder meer de interne “Digiti University”, en is het op “Mingle Monday” verboden om bij je team te gaan zitten.

Zelfsturendheid biedt een pak voordelen

Na de lancering van de zelfsturende teams in februari 2015, merkten we dat de teamleden sterk naar elkaar toegroeiden en alles op alles zetten om het meest performante team te worden. Daarbovenop kwamen nog enkele voordelen uit de bus:

  • Teamleden begonnen elkaar spontaan te helpen. Designers durven het werk van developers over te nemen, developers kunnen de taken van hun PM tijdelijk opvangen, zo wordt het multidisciplinaire karakter van de teamleden alleen maar gestimuleerd.
  • De klantgerichtheid van de teams groeide enorm. Iedereen is immers verantwoordelijk voor zijn eigen klanten, en legt hen steeds meer in de watten. Daarnaast weten klanten ook perfect bij wie ze voor wat terecht kunnen.
  • Projecten blijven niet lang liggen. De doorlooptijd van een project versnelde doordat het niet meer bij één persoon zit en elk team weet wie waarmee bezig is.
  • De teamleden werken beter samen, delen hun kennis en geven sneller feedback dan vroeger. Op die manier krijgen onze klanten de topkwaliteit die ze verdienen.
  • Teamleden bepalen hun eigen werkwijze. Daardoor werken ze op de manier dat zij het liefst en het vlotst werken.
teamwerking

Hoe begin je eraan?

Omschakelen naar zelfsturende teams lijkt een gigantisch grote sprong, maar je kan die sprong perfect in goede banen leiden. Bij Digiti deden we vijf dingen die de zelfsturende teams zo succesvol maakten.

1. Volledig zelfsturend
Zorg ervoor dat iedereen in je bedrijf achter deze nieuwe manier van werken staat. Laat mensen zelf hun team kiezen, zo creëer je teams van mensen die graag en goed samenwerken. Geef hen de mogelijkheid om hun beloningen en bonussen zelf te bepalen, en de kans om nieuwe tools en werkwijzen te testen.

2. Zorg voor evenwaardige teams
Wanneer je teams hetzelfde moeten kunnen, zorg je er best voor dat dit ook effectief zo is. Laat mensen kiezen, maar hak zelf de laatste knoop door. Zorg ervoor dat elk team hetzelfde project aan kan. Anders resulteren zelfsturende teams in een tweestrijd binnen je onderneming, waarbij verschillende “departementen” enkel hun deel van het werk zullen doen.

3. Durf geleidelijk aan loslaten
Tijdens je beginfase moet je je teams voldoende coachen. Leer hen hoe het moet en wijs ze op de gevolgen van bepaalde beslissingen, maar laat zien dat ze uiteindelijk zelf de touwtjes in handen hebben.

4. Bepaal KPI’s en afspraken
Ieder team bepaalt zijn eigen werkwijze, waarden en normen, maar jij moet hun KPI’s bepalen. Zorg ervoor dat teams weten waarop ze beoordeeld worden en hoe de teamwerking geëvalueerd wordt. Zo weten ze perfect waar ze naartoe moeten.

5. Verlies het grotere geheel niet uit het oog
Je werkt in verschillende teams, maar moet ervoor zorgen dat het bedrijfskader altijd behouden blijft. Zorg voor genoeg meetings met het ganse bedrijf, organiseer interne kennisdelingssessies, plan teambuildings in en zorg af en toe voor een project dat de teams overstijgt.

Een veranderend proces

Akkoord, zelfsturende teams zijn een verhaal van vallen en opstaan. Soms lopen teamleden keihard tegen de muur aan, maar daar leert iedereen van. Zo hebben wij ontdekt waar onze belangrijkste pijnpunten zitten en hoe we deze snel en efficiënt kunnen tackelen.

zelfsturende-teams

Wij hebben vooral geleerd dat we de teamwerking een kans moeten geven. Zelfsturende teams kunnen niet vanaf dag één volledig goed zitten, in dat geval moet je de teams durven bijsturen of misschien zelfs aanpassen. Maar wanneer je teamleden echt op volle kruissnelheid komen, zal je dat merken in je klantentevredenheid en in de teamsfeer.

Wil je deel uitmaken van onze zelfsturende teams?

Solliciteer vandaag nog

Maak deel uit van het gesprek:

*