Alle neuzen in 1 richting: Zo stemmen wij de verwachtingen met onze klanten af.

“Dat hadden we zo niet afgesproken. Wel?” Een vraag die niemand graag hoort. Niet? In eender welk project is het cruciaal om de verwachtingen duidelijk af te stemmen. Jij weet namelijk net zo goed als ik dat een planning vaak niet verloopt zoals gewenst. Het is dus maar best dat de verwachtingen in zo’n project altijd duidelijk zijn. Vanaf het moment dat er toch iets misloopt heb je altijd iets om naar terug te grijpen. Bij eender wie, eender wanneer. Vanaf nu staan alle neuzen in dezelfde richting.

Elkaar leren kennen

Goed begonnen is half gewonnen. Dat begin maak je met een voorstelrondje. Door elkaar te leren kennen creëer je vertrouwen. Neem een tas koffie, zet je aan tafel en bespreek wat je eigenlijk echt wilt. Wat je verwacht. Samen ontdek je wat de noden van de klant zijn, en hoe jouw bedrijf daarop kan inspelen. Een goed gesprek helpt je om elkaar écht te begrijpen, prioriteiten te onderscheiden van nice-to-haves, en een op maat gemaakte oplossing voor te leggen.

Ik heb het niet alleen over de project of account managers, maar over het volledige team. Onze designers, developers én marketeers stellen zichzelf graag voor, omdat ze allemaal belangrijk zijn in hun eigen expertise. Mis je een stukje van de puzzel? Da’s al meteen een grote uitdaging.

Doelstellingen bepalen

Eens je alle namen in je vriendenboekje hebt geschreven is ‘t tijd om de doelstellingen te bepalen. Geen vage visies, maar concrete KPI’s die aansluiten bij de missie van het bedrijf. Zo’n doelstelling is alles. Het is je kompas, die elke partij naar ‘t Noorden brengt. Hoe je die doelstellingen plant te bereiken? Dat wordt in de volgende fase bepaald.

Requirements opzetten

De opgestelde KPI’s vertaal je in concrete actiepunten, met bijhorende vereisten. In een presentatie, overzichtelijk bestand of flow, bepaal je alle requirements. Je beschrijft alles wat je uiteindelijk oplevert: de functionaliteiten, de technologie, de opvolging ervan, het aantal webpagina’s, de formulieren, de integraties, … Ook wireflows- en frames zitten hier inbegrepen, om in een latere fase de moodboard en designs op de baseren.

Net zo belangrijk is het bespreken van dingen die je niét zal opnemen in het project. Content load, bijvoorbeeld. Een webshop met 10 producten zorgt niet meteen voor problemen. Een webshop met 1000 producten is iets anders. Wees dus duidelijk over wat je niet zal doen.

Planning delen

Het spreekt voor zich dat de planning van het project altijd beschikbaar moet zijn. Bij aanvang van ‘t project, maar ook tijdens de opvolging ervan. Voor je teamleden, en je klant. Door transparant te communiceren over deadlines en het eventueel niet behalen ervan creëer je alleen maar meer vertrouwen. Bovendien maakt dit het makkelijker om snel in te grijpen, meteen wanneer het nodig is.

Vergeet de feedback trouwens niet! Na elke oplevering volgt er een fase van feedback en/of testing. Ook die fases moet je mee opnemen in het plan én de requirements. Dat is belangrijk, omdat je alleen zo op schema blijft. Feedback is er namelijk altijd. Aanpassingen kunnen altijd, tot op een bepaalde hoogte. Spreek dus af hoeveel feedback rondes er zijn, zodat je na die periode mooi kunt afronden. Anders bestaat de kans dat je blijft perfectioneren, zelfs wanneer je tijd eigenlijk al op is.

verwachtingen afstemmen planning

Opvolging verzekeren

Iedere maand, elk kwartaal, na elke belangrijke projectfase, … Communicatie en opvolging bepalen mee het succes van je project. Door regelmatig de balans te checken blijft iedereen op de hoogte van lopende zaken. Wat is er allemaal gebeurd? Wat loopt er mis? Wat gaat sneller dan verwacht? Transparantie en eerlijkheid zijn hierin je beste vrienden: zonder deze kompanen ontstaat er gegarandeerd verwarring. En laat dat nu net een van de meest project-verstorende factoren zijn.

 

Elkaar beter leren kennen? Kom eens bij ons langs!