Take a step back: 5 strategieën om de interne communicatie in jouw bedrijf te herzien

Communication is a b*tch. Of niet? Het klinkt misschien raar, maar de neergang van veel bedrijven is vaak te wijten aan een slechte communicatiestrategie. Of door het feit dat er geen strategie is. De interne kennisdeling is zo belangrijk, maar lijkt zo vanzelfsprekend. Dat merken we bij onszelf, én bij onze klanten. Wij leerden uit al die fouten en zochten naar op maat gemaakte oplossingen. Daardoor kunnen we je nu 5 mini strategieën voorleggen die de interne communicatie van je bedrijf gegarandeerd optimaliseren.

Niet zo snel! Voor we beginnen moet je eerst een stap terugnemen. Naar je huidige strategie, of de afwezigheid ervan. Om vooruit te kunnen moet je namelijk eerst weten wat er momenteel misloopt. Een paar cruciale vragen:

  • Welke communicatielijnen bestaan er vandaag? E-mail? Offline? Lijst alles op.
  • Bij welke lijn komen de meeste problemen voor? Wat zijn die problemen? Zijn die er voor iedereen?
  • Wat zijn de grootste communicatie frustraties die heersen in ‘t bedrijf?
  • Wat is volgens jou en je collega’s de beste manier om te communiceren? Wat werkt snel, duidelijk en efficiënt?

Stel die vragen aan het volledige team. Maak problemen bespreekbaar en bekijk samen waar de grootste moeilijkheden zitten. Zo pin je elke uitdaging op de kaart, en is het makkelijker om direct actie te ondernemen.

Ben jij je je al bewust van alle uitdagingen waar je bedrijf mee sukkelt? Dan is het pas tijd voor de volgende stap. Klaar? Go!

Stap 1: Identificeer metrics en KPI’s

Om een duidelijke richtlijn te hebben van waar je naartoe wilt, ga je best aan de slag met data. Met concrete cijfers die aantonen dat je huidige manier van werken niet al te best is, en waarom dat zo is. Op basis daarvan zet je gerichte KPI’s (Key Performance Indicators) op voor de toekomst. Die KPI’s gebruik je als leidraad, om te weten waar je precies naartoe wilt.

interne communicatie

Dat gaat bijvoorbeeld over het aantal werknemers dat écht gebruik maakt van het intranet. Over het gebruik van online communicatie tools, het aantal gespendeerde uren aan e-mailverkeer en de hoeveelheid meetings op een week. Op die manier breng je kaart waar je te veel tijd aan verliest, en wat je misschien nog mist. Bovendien maak je op basis van data sterkere beslissingen. Gewoon, omdat ze meer doordacht zijn

Stap 2: Voorzie feedback en review kanalen

Echt transparant communiceren? Dan moet het hele team mee aan boord bij belangrijke beslissingen en projecten. Het is daarom een must om een soort approval proces op te zetten via een online tool waar iedereen toegang tot heeft. Zo weet je als team continu waar elk teamlid mee bezig is.

Wij gebruiken hiervoor Trello. In onze tribes (of zelfsturende teams) gaat niets door naar de klant voordat het door de juiste personen werd getest én goedgekeurd. Dat weten we zeker door een vaste flow te integreren voor elk project: van ‘To Do’ naar ‘In Progress’, tot ‘Internal Review’ en ‘Client Review’. Heeft iedereen de checklist aangevuld, en zijn de nodige aanpassingen gebeurd? Pas dan vertrekt iets naar de laatste stap.

Lees ook: Trello, superhero: Hoe een communicatietool de productiviteit van je bedrijf bevordert.

Stap 3: Map je commucatietools en -afspraken

Wie heeft een tool nodig als je een inbox hebt? Iedereen. Geloof ons maar. Het lijkt op ‘t eerste zicht handig om alles via één kanaal te organiseren. Vooral voor kleinere bedrijven is dat het geval. Toch is dat absoluut niet zo. Oké, alles verloopt dan wel via één kanaal, maar dat maakt dit kanaal overbevolkt. Té veel is nooit een goed idee. Je dag starten met een overvolle inbox is niet efficiënt.

Daarom ga je best op zoek naar de beste tools voor jouw bedrijf. Mis je nog een kanaal voor snelle communicatie een eenvoudige vragen? Gebruik Slack! Maak een aantal ‘Channels’ aan waar bepaalde onderwerpen besproken kunnen worden. Wij delen onze channels in per project, en communiceren daarbinnen ook enkel over dat project. Zo krijgt elk teamlid de volledige achtergrond mee. Wij brachten het aantal privé berichten terug van 62% naar 38%, en verbeterden zo op enkele weken tijd de transparantie in ‘t team.

Stap 4: Vermijd een communicatie overload

Een communicatiestrategie betekent niét dat je altijd over alles moet communiceren. Vergeet niet dat je in een digitaal tijdperk als deze eigenlijk al continu bereikbaar bent. Daarom maak je het jezelf best gemakkelijk. Hou de interne communicatie eenvoudig en to the point. Maak afspraken over welke dingen echt nuttig zijn, en wat je beter niet via de interne communicatiekanalen verstuurt. Focus op één gedachte: welke informatie heeft deze persoon (of personen) van mij nodig om zijn taken beter uit te kunnen oefenen binnen de vooropgestelde doelstelling, en wanneer heeft hij/zij die informatie nodig? Iedereen zal je dankbaar zijn!

Stap 5: Breng alles visueel in kaart

En om af te sluiten misschien wel een van de beste methodes om mee te starten: maak je communicatie visueel. Of je dat nu doet met een enorm tv-scherm in je kantoor, of een muur vol post-its. Door visueel aan de slag te gaan zie je letterlijk wat er op tafel ligt. Welke taken er voor jou nog allemaal klaar liggen, op welke punten je afhankelijk bent van elkaar, en waar je dringend een team meeting voor moet organiseren.

Lees ook: Tribes, Guilds & Guilty Pleasures: hoe een doordachte bedrijfscultuur groei stimuleert

Onze tribes houden wekelijks een paar stand-ups. Om samen alle lopende projecten te bekijken, en te ontdekken of er eventueel ergens een valkuil verstopt zit. Door het feit dat we alles visueel voorstellen zien we meteen alle uitdagingen en kansen liggen, en leveren we betere resultaten af. En laat dat nu net het ultieme doel zijn van zo’n communicatiestrategie.

Werk jij aan de interne communicatie van je bedrijf? Spring eens binnen, voor een vrijblijvend gesprek.

 

54 vs 46 privé